Das oft eher wenig beachtete Programm der Microsoft Office Reihe, Excel ist unglaublich praktisch und vielseitig. Die meisten arbeiten im Alltag wahrscheinlich nur mit Office, Word und manchmal noch mit Powerpoint. Aber wer sich einmal in Excel eingearbeitet hat, der wird die vielen Funktionen nicht mehr missen wollen.
Es gibt wahrscheinlich kein zweites Programm, das so praktisch ist um Daten zu sortieren, organisieren und darzustellen, wie Excel. Ob eine endlos lange Kalkulation für ein neues Produkt oder ein Einkaufszettel, Excel ist das richtige Programm.
Viele Nutzer führen mit Excel immer wieder die gleichen Arbeiten aus. Daten werden importiert, aufbereitet, sortiert und anschließend dargestellt. Damit diese immer gleichen Arbeitsschritte in Excel nicht immer wieder aufs Neue händisch ausgeführt werden müssen, gibt es die komfortable Funktion, solche immer gleichen Abläufe von Funktionen, in einem Makro zusammen zu fassen.
Im ersten Teil unseres Excel-Makro-Specials haben wir ausführlich erklärt, was Makros sind, was sie können und für welche Aufgaben sie ungeeignet sind. Hier folgt der Praxis-Teil: so programmierst du ein Excel Makro.
In Excel die Makro-Funktion aktivieren
Um überhaupt Makros in Excel zu verwenden, muss zuerst die Makro-Funktion in Excel aktiviert werden. Denn oft wird der entsprechende Button in Excel nicht standardmäßig angezeigt. Hierfür klickst du im Menüband auf „Datei“ und dann auf „Optionen.“ In diesem wechselst du in die Rubrik „Menüband anpassen.“
Im Fenster „Menüband anpassen“ wählst du im Menü rechts oben die Option „Hauptregisterkarten“ und setzt einen Haken im Fenster rechts unten bei „Entwicklertools.“ Jetzt fügt Excel automatisch die Registerkarte „Entwicklertools“ im Menüband hinzu.
Um ein neues Makro aufzuzeichnen kannst du jetzt entweder in die Registerkarte „Entwicklertools“ wechseln und hier im Bereich „Code“ auf „Makro aufzeichnen“ klicken oder die Funktion „Makro“ mit der Tastenkombination ALT+F8 öffnen.
So erstellst du mit Excel ein neues Makro
Wenn du auf „Makro aufzeichnen“ klickst, öffnet sich das Fenster „Makro aufzeichnen.“ Hier kannst du ein neues Makro anlegen. Zuerst musst du dem Makro einen Namen geben. Hier gilt es zu beachten, dass der Name eines Makros mit einem Buchstaben anfangen muss und Leerzeichen sind nicht erlaubt. Außerdem kannst du dem Makro eine Tastenkombination zuweisen. Achte hier darauf dass die Tastenkombination noch nicht anderweitig belegt ist. Die Kombination muss mit der Taste STRG beginnen. Du solltest also nicht die Tastenkombination STRG+V festlegen. Du kannst auch mehrere Tasten gedrückt halten, wie beispielsweise Shift.
In unserem Beispiel nennen wir das Makro Beispiel_Makro, weisen diesem Makro die Tastenkombination STRG+SHIFT+B zu und speichern das Makro in „diese Arbeitsmappe.“
Du kannst das Makro auch in einer persönlichen Makroarbeitsmappe oder einer neuen Arbeitsmappe speichern. Wenn du die Funktion „persönliche Makroarbeitsmappe“ auswählst, kannst du immer auf das Makro zugreifen, Excel erstellt dann eine spezielle Arbeitsmappe mit dem Namen „personal.xlsb.“
In der Beschreibung kannst du eingeben, was das Makro können soll. Vor allem, wenn du irgendwann mehrere Makros angelegt hast, ist es wichtig, dieses Feld zu pflegen – sonst verlierst du irgendwann den Überblick. Wenn alle Felder ausgefüllt sind, bestätigst du den Vorgang mit „Ok.“
Die Funktionen für das neue Makro aufzeichnen
Bei unserem Beispiel handelt es sich um eine fiktive Liste mit Buchungen aus einem Buchhaltungsprogramm. Mit dem Makro sollen die Buchungen der Größe nach sortiert werden, doppelte Werte angezeigt und negative Werte rot hervorgehoben werden.
Wenn das Makro erstellt worden ist, erscheint unten am Rand des Excel-Fensters ein kleines Quadrat, wie bei einem CD-Spieler. Um das Makro aufzuzeichnen, führst du die Schritte aus, die später das Makro erledigen soll. Es ist hier wichtig, sauber zu arbeiten, damit Excel später auch genau das macht was man möchte.
Also führen wir die Schritte in genau der richtigen Reihenfolge aus.
1. Die Spalten für Betrag Netto und Brutto werden entsprechend als „Währung“ formatiert.
2. Anschließend aktivieren wir für die beiden Spalten jeweils einzeln die bedingte Formatierung „Doppelte Werte…“
3. Dann führen wir außerdem die bedingte Formatierung ein, dass Werte >0 rot markiert werden.
4. Zum Schluss soll aus der Tabelle eine intelligente Tabelle werden und in absteigender Reihenfolge des Bruttobetrages sortiert werden.
Um die Aufzeichnung des Makros zu beenden, musst du nur auf das kleine Viereck klicken.
Funktioniert das Makro?
Um zu kontrollieren, ob das Makro funktioniert, kannst du einfach die grade ausgeführten Schritte rückgängig machen und das Makro ausführen.
Bedenke hierbei, dass sich ein einmal ausgeführtes Makro nicht mehr rückgängig machen lässt! Du solltest also erst an einer unwichtigen Datei einige Testläufe unternehmen, bevor du dein neues Makro auf eine wichtige Datei anwendest!
Um ein Makro auszuführen klickst du auf die Registerkarte „Entwicklertools“ und hier auf „Makros“, nutzt die Tastenkombination ALT+F8 oder die zugewiesene Tastenkombination (in unserem Fall STRG+SHIFT+B). Im Fenster „Makro“ klickst du auf Ausführen und kannst zusehen, wie Excel selbst wie von Zauberhand die ganzen zugewiesenen Aufgaben selbst ausführt. Je nach Umfang des Makros oder der Aufgaben im Makro, kann die Ausführung einen kleinen Moment lang dauern.
Was wenn sich ein Fehler eingeschlichen hat?
Wenn du jetzt merkst, dass sich ein Fehler ins Makro eingeschlichen hat, hast du zwei Möglichkeiten. Entweder nimmst du das Makro neu auf (was je nach dem relativ umfangreich sein kann) oder du bearbeitest das Makro. Hierfür brauchst du zumindest einige Grundkenntnisse in Englisch.
Um das Makro zu bearbeiten, rufst du das Fenster „Makro“ auf, klickst auf den Button „Bearbeiten“ und gehst die Programmierung des Makros Zeile für Zeile durch. Die Programmierung eines Makros erfolgt in Excel in der Office-Programmiersprache VBA. Diese ist sehr simpel und um einzelne Fehler zu finden, reicht es meistens schon, seine Englischkenntnisse aufzubieten.
Fehler können in diesem Fenster nicht gelöscht werden. Du kannst nur die entsprechende Zeile von der Bearbeitung ausschließen. Hierfür setzt du an den Anfang der Zeile ein Apostroph ‘ ein.
Fazit: Excel-Markos sind einfach und praktisch
Das Beispiel, das wir gewählt haben, um die Funktionsweise eines Makros zu demonstrieren ist bewusst einfach gewählt. Wenn du die Grundlage eines Makros verstanden hast, kannst du das Makro beliebig erweitern. Jede Funktion, die sich mit Excel nutzen lässt, kannst du in ein Makro einfügen.
Vor allem wenn du immer wieder dieselben Aktionen in Excel vornehmen möchtest, sind Makros unheimlich praktisch und ersparen dir eine Menge Arbeit.
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